En la era digital, la eficiencia y precisión en la gestión documental son cruciales para el éxito de cualquier empresa. Sin embargo, muchas empresas de transporte aún dependen de procesos manuales para interpretar y clasificar documentos, lo que consume tiempo y recursos valiosos. Aquí es donde la tecnología Document Intelligence (OCR), un servicio de Azure AI basado en la nube, entra en juego, proporcionando soluciones inteligentes para el procesamiento de documentos.

¿Qué es Document Intelligence?

Document Intelligence es una tecnología avanzada que automatiza la interpretación, clasificación y procesamiento de documentos físicos y digitales. Puede reconocer documentos, detectando órdenes de carga, facturas, albaranes, servicios, etiquetas, tickets de báscula, CRM y demás documentación ligada al transporte.

Una vez clasificados e identificados los documentos, se procesan con Document Intelligence, eficaz OCR que trabaja mediante modelos basados en inteligencia artificial que permiten una mejor interpretación y comprensión de los textos, -incluso siendo estos manuscritos- siendo capaz de reconocer y listar los distintos campos extraídos. Por ejemplo, puede identificar la tara, la matrícula y la fecha de carga en un ticket de báscula.

Extraída la información del documento y habiendo sido categorizada y clasificada, se procesa y se genera el correspondiente objeto de gestión en el TMS NetOffice. Conviene hacer hincapié en que es posible procesar órdenes de carga, servicios y pedidos, albaranes de compra, facturas, tickets de báscula, tickets de temperaturas, informe de lavados, repostajes y demás documentos logísticos.

Beneficios del OCR con IA

• Automatización de procesos. La introducción manual de datos y la clasificación de documentos se realizan automáticamente.
• Precisión y reducción de errores. La tecnología es capaz de interpretar y extraer datos con alta precisión, asegurando que la información se registre correctamente en los sistemas de gestión.
• Eficiencia operativa. Acelera los procesos internos y reduce costes asociados con la gestión manual.

Azure AI proporciona una infraestructura escalable que puede manejar grandes volúmenes de documentos sin comprometer el rendimiento. Además, la flexibilidad de la plataforma permite a las empresas adaptar la solución a sus necesidades específicas.

Implementación con NetOffice

Con el OCR de NetOffice , los gestores de tráfico ya no tendrán que introducir manualmente los datos de albaranes y pedidos, una tarea que consume tiempo y es propensa a errores. Ahora, los documentos se escanean, y el sistema extrae automáticamente la información relevante, como números de pedido, datos de clientes o detalles de entrega, asignando cada dato a su campo correspondiente en el programa. Esto no solo reduce el trabajo administrativo, sino que también asegura que la información esté actualizada al instante, mejorando la eficiencia operativa y permitiendo a los gestores enfocados en decisiones más estratégicas.

El auge de la inteligencia artificial (IA) está dando lugar a la creación de diferentes procesos y herramientas que agilizan el trabajo en múltiples sectores y posibilitan una mayor eficiencia y ahorro de tiempos. En este sentido, uno de los términos que está cobrando especial importancia es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), un software de reconocimiento de texto que extrae de una imagen el texto que contiene, convirtiéndolo en cadenas de caracteres para guardarlos en un formato que se pueda usar en programas de edición de texto.

Beneficios del OCR

Los grandes volúmenes de papeleo requieren mucho tiempo y espacio para almacenarse y organizarse. Por este motivo, la capacidad de utilizar el OCR como parte del flujo de trabajo facilita cualquier procedimiento empresarial. Así pues, son numerosos los beneficios que reporta esta tecnología:

• Rapidez: gran velocidad para llevar a cabo los procesos de incorporación y procesamiento de datos. De hecho, el software de OCR más rápido en un ordenador puede reconocer más de 1.500 caracteres por segundo.

• Precisión: ronda el 98% en un software básico. Al incorporar la IA en forma de algoritmos de aprendizaje profundo, procesamiento de lenguajes naturales o reconocimiento inteligente de caracteres, la precisión es todavía mayor.

• Reducción de costes: utilizar el OCR ayuda en gran medida a disminuir los costes de contratación de servicios de extracción de datos, copiado e impresión.

• Capacidad de edición: la imposibilidad de editar el texto en un PDF es un problema muy frecuente en cualquier entorno de trabajo. El OCR elimina esta dificultad a través de la conversión de los documentos en otro tipo de formato de archivo. Esto hace más fácil la actualización de los contenidos del propio documento.

• Funcionalidad: el OCR incorpora las capacidades de indexar, editar y realizar búsquedas en imágenes digitales y documentos escaneados.

• Mejor espacio y organización: con el OCR se acabó el tener papeles físicos en oficinas. Ayuda a transformar las pilas de documentos de la empresa en información catalogada, documentada y digitalizada de manera rápida y precisa.

NetOffice inteligente

NetOffice posee un OCR inteligente desarrollado para aumentar la eficiencia y acortar tiempos. De esta forma, garantizamos el 100% de la efectividad en los procesos digitales gracias al escaneo masivo de documentación. Además, esta tecnología permite controlar el número de documentos y sus destinos mediante un sistema de códigos. Así, la correcta gestión de papeles y albaranes minimiza los errores y posibilita asociar cualquier tipo de formato de documento.

Con la aplicación de la IA, ¡seguimos impulsando procesos y herramientas para continuar creciendo!