A partir de este mes de julio y en los meses venideros, se implementarán una serie de normativas que impactarán directamente en la operativa diaria de las empresas de transporte. Desde la digitalización hasta la gestión de tiempos de conducción, estos cambios buscan modernizar el sector y aumentar la eficiencia y la seguridad.

Estas normativas no son meros trámites; son una oportunidad para optimizar procesos, mejorar la eficiencia y asegurar el cumplimiento legal.

1. Tacógrafo inteligente de segunda generación

La digitalización llega con fuerza a la gestión de tiempos. Si tu flota aún cuenta con tacógrafos de primera generación antes del 21 de agosto de 2025, será imperativo actualizarlos a la segunda generación.

A partir del 1 de julio de 2026, todos los vehículos pesados con una Masa Máxima Autorizada (MMA) entre 2,5 y 3,5 toneladas que realicen transporte internacional deberán equipar obligatoriamente tacógrafos inteligentes de segunda generación. Esta medida busca una mayor precisión en el registro y una gestión más eficiente de los tiempos de conducción y descanso.

2. Tiempos de conducción: mayor control y descansos fuera de la cabina

Las regulaciones sobre los tiempos de conducción y descanso también se endurecen, buscando mejorar las condiciones laborales de los conductores y la seguridad en carretera:

• Periodo de control ampliado: Los tacógrafos ahora registrarán y permitirán el control de los últimos 56 días de actividad. Esto significa una revisión mucho más exhaustiva del historial de conducción, por lo que la precisión en los registros será más crítica que nunca.
• Adiós a los descansos largos en cabina: Una de las novedades más significativas es la prohibición de realizar los descansos semanales regulares y aquellos superiores a 45 horas dentro del vehículo. Los conductores deberán pernoctar fuera de la cabina durante estos periodos, lo que implica una revisión de las políticas internas y la planificación de rutas para asegurar alojamientos adecuados.

3. Facturación electrónica obligatoria

La digitalización también llega a la gestión administrativa. A partir de este mes de julio de 2025, las empresas del sector del transporte con una facturación anual superior a los 8 millones de euros estarán obligadas a emitir facturas en formato electrónico.

Esta medida no solo busca optimizar los procesos fiscales y reducir el uso de papel, sino que también fomenta la digitalización de las relaciones comerciales, sentando las bases para una mayor eficiencia y transparencia en el sector.

4. Digitalización de los documentos

Mirando un poco más adelante, a partir de enero de 2026, una nueva regulación de gran calado entrará en vigor: el documento administrativo de control de mercancías deberá gestionarse y presentarse en formato electrónico.

Esto representa un avance significativo en la simplificación de los trámites y la reducción de la burocracia, facilitando la trazabilidad y el control de las mercancías.

La facturación electrónica y VeriFactu son dos conceptos relacionados con la digitalización de las facturas en España, pero tienen propósitos y características distintas.

¿Cuál es la diferencia clave?

La diferencia fundamental radica en que la facturación electrónica se refiere al formato y medio en que se emite y recibe una factura, mientras que VeriFactu es un sistema de control y seguridad antifraude que se integra en el software que genera esas facturas.

Puedes tener una factura electrónica (digital) que no cumpla con los requisitos de VeriFactu si el programa que la generó no incorpora esta funcionalidad. Por otro lado, un sistema que utiliza VeriFactu generará facturas que, si cumplen con los requisitos de formato, serán también electrónicas

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es la emisión y recepción de facturas en formato electrónico (como un PDF o un formato estructurado como XML, UBL, o Facturae) en lugar de en papel. Su objetivo principal es:

• Agilizar los procesos administrativos.
• Reducir costes (impresión, envío, almacenamiento).
• Mejorar la eficiencia y la automatización.
• Facilitar la conservación de las facturas.

Es importante destacar que una factura electrónica debe garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, a menudo mediante el uso de firmas electrónicas. En España, la facturación electrónica ya es obligatoria para las relaciones con la administración pública (B2G) y está en proceso de serlo para las transacciones entre empresas y autónomos (B2B).

¿Y el sistema Verifactu?

VeriFactu (también conocido como sistema de «facturación verificable») es un sistema de seguridad y control implementado directamente en los programas informáticos de facturación de las empresas y autónomos. Su principal finalidad es:

• Evitar el fraude fiscal: Impide la manipulación o el borrado de registros de ventas, garantizando que todas las transacciones queden registradas.
• Garantizar la integridad y la inalterabilidad: Asegura que cada factura emitida sea registrada de forma inmediata, secuencial e inalterable.
• Conexión con la Agencia Tributaria: Permite la remisión automática o casi automática de los registros de facturación a la Agencia Tributaria, facilitando la verificación en tiempo real (o casi real).

En esencia, VeriFactu es una funcionalidad interna de los sistemas de facturación que añade una capa de seguridad y control fiscal.

NetOffice cumple con ambas normativas

NetOffice, nuestro software de gestión, está diseñado para cumplir íntegramente con ambas normativas. No solo permite la emisión y gestión de facturas electrónicas conforme a los estándares actuales, sino que también integra de serie la funcionalidad VeriFactu. Esto garantiza que todas tus operaciones de facturación no solo sean eficientes y digitales, sino también seguras, inalterables y directamente conectadas con la Agencia Tributaria, asegurando la máxima transparencia y cumplimiento fiscal.

El sector del transporte de mercancías por carretera enfrenta un año de cambios importantes en 2025, impulsados por nuevas normativas diseñadas para mejorar la seguridad, la eficiencia y la transparencia en las operaciones de transporte. Dos temas clave marcan el inicio de esta nueva era.

Tacógrafos inteligentes de 2ª generación

La normativa sobre tacógrafos en el sector del transporte de mercancías establece varios plazos importantes para adaptarse a los nuevos requisitos de seguridad y control. Es fundamental que los transportistas tengan en cuenta dos fechas clave para adaptarse a esta normativa y evitar restricciones en sus operaciones.

Hasta el 31 de diciembre de 2024

Los vehículos que actualmente utilizan tacógrafos analógicos o digitales tienen hasta esta fecha para instalar tacógrafos de primera generación. Esta actualización es obligatoria para asegurar el cumplimiento normativo y mantener la autorización para realizar transporte internacional.

21 de agosto de 2025

Los vehículos que ya dispongan de tacógrafos de primera generación tendrán hasta el 21 de agosto para actualizarlos a la segunda generación.

1 de julio de 2026

A partir de esta fecha, todos los vehículos pesados con una Masa Máxima Autorizada (MMA) entre 2,5 y 3,5 toneladas deberán actualizar sus dispositivos al tacógrafo inteligente de segunda generación.

Facturación electrónica obligatoria

La implementación de la facturación electrónica es otro paso hacia la digitalización y la eficiencia administrativa. A partir de julio de 2025, la nueva normativa, conocida como eFactura, será obligatoria para autónomos y empresas en España que facturen más de 8 millones de euros anuales. Esta medida se enmarca en la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, publicada en septiembre de 2022.

La obligatoriedad de la eFactura ofrece beneficios significativos para las empresas, como la reducción de errores administrativos, la optimización de los tiempos de pago y una mayor transparencia en las operaciones financieras.

Requisitos de la efactura

Para cumplir con esta nueva normativa, las facturas electrónicas deberán cumplir con características específicas, tales como:

• Formato XML
• Firma digital
• Envío por correo electrónico
• Almacenamiento seguro

Para cumplir con estas normativa y aprovechar las ventajas de la digitalización, es recomendable que las empresas evalúen sus sistemas actuales de facturación y consideren implementar soluciones de software de facturación electrónica que faciliten la transición de manera eficiente.