Gestión Documental IA: OCR, IA y digitalización
La gestión documental es uno de los procesos más críticos e ineficientes dentro de cualquier empresa de transporte. Albaranes, CMR, hojas de ruta, facturas, certificados, tacógrafo, inspecciones, órdenes de carga, e incluso comunicaciones con clientes y proveedores… El volumen de documentación crece cada día, y gestionarlo de manera manual ya no es viable.
Por eso, en NetOffice hemos desarrollado un módulo de gestión documental inteligente pensado específicamente para las necesidades del transporte y la logística. El objetivo es claro: reducir la carga administrativa, aumentar la precisión de los datos y automatizar procesos que antes consumían horas de trabajo.
¿CÓMO FUNCIONA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE NETOFFICE?
1. DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL: el primer paso hacia una oficina sin papel
Las empresas pueden digitalizar cualquier documento relacionado con su actividad diaria:
- Albaranes de carga y descarga
- CMR nacionales e internacionales
- Facturas y justificantes
- Certificados de cliente
- Documentación del vehículo o del conductor
- Inspecciones de entrega mediante la app
El sistema permite subir documentos desde la oficina, desde la app del conductor, o integrarlos automáticamente desde otras fuentes conectadas. Una vez digitalizados, los documentos quedan archivados, ordenados y accesibles desde cualquier departamento de la empresa.
2. OCR INTELIGENTE: extracción automática de datos clave
La digitalización por sí sola no basta. Por eso NetOffice integra un OCR inteligente basado en IA capaz de leer documentos y extraer información crítica de forma automática:
- Datos de facturación
- Fecha del documento
- Número de albarán o CMR
- Matrícula del vehículo
- Matrícula del vehículo
- Referencias del cliente
- Lugar de carga y descarga
- Cantidades entregadas
Esto permite eliminar la gestión manual de datos, evitar errores humanos y acelerar tareas como:
- Registro de servicios
- Verificación de entregas
- Facturación
- Archivo y consulta documental
3. CLASIFCACIÓN y ARCHIVO AUTOMÁTICO con IA
Cada documento digitalizado pasa por un sistema de clasificación automática que:
- Identifica el tipo de documento
- Lo etiqueta según cliente, matrícula, conductor o viaje
- Lo vincula automáticamente con la orden de carga correspondiente
- Lo archiva en el expediente documental del servicio
La IA aprende con el uso, mejorando su precisión con cada documento procesado. Esto reduce drásticamente la pérdida de documentos y asegura que toda la información esté disponible allí donde se necesita, ya sea para auditorías, atención al cliente o facturación.
4. FLUJO DOCUMENTAL INTEGRADO: oficina – tráfico – conductores
El módulo conecta a todos los actores de la cadena:
- Conductor: sube documentación desde la app, escanea albaranes, firma entregas, comunica incidencias.
- Departamento de tráfico: recibe al momento toda la documentación de cada servicio.
- Administración: tiene la información lista para facturar sin retrasos.
- Clientes: pueden consultar o recibir la documentación automáticamente desde la extranet.
NetOffice crea un circuito documental completo, sin esperas y sin papeles.
5. CONTROL, AUDITORÍA y TRAZABILIDAD en un solo clic
El sistema permite:
- Consultar el historial documental de cualquier servicio
- Revisar la trazabilidad de cada documento
- Descargar expedientes completos
- Automatizar envíos al cliente
- Cumplir con normativas de conservación y digitalización certificada
Todo queda registrado, ordenado y accesible.
MENOS TIEMPO EN PAPELES, MÁS TIEMPO EN GESTIÓN
Con el módulo de gestión documental de NetOffice, las empresas de transporte pueden:
- Ahorrar tiempo y recursos
- Reducir errores administrativos
- Mejorar la comunicación interna
- Aumentar la calidad del servicio al cliente
- Cumplir con las nuevas normativas digitales
La digitalización ya no es opcional: es la base de un transporte más ágil, más eficiente y más competitivo. Y NetOffice pone todas las herramientas para que las empresas puedan dar este salto con garantías.